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Il tuo team Finance non può incontrarti durante la chiusura di fine mese?

Nell’era del cloud computing, dell’IA e dei big data, perché non ho mai incontrato nemmeno una sola azienda in cui la chiusura contabile non sia un esercizio manuale, un’emergenza generale che richiede il coinvolgimento di tutti?


Perché siamo ancora così dipendenti dalla pura forza lavoro per svolgere uno dei processi aziendali più fondamentali? È ciò che esplorerò in questo articolo. Continua a leggere non solo per capire perché le cose stanno così, ma anche per scoprire come ottenere quella che io chiamo una chiusura senza drammi.

Perché la chiusura di fine mese è un caos nella finanza?

Dall’esterno, e per chi non lavora in Finanza, può sembrare semplice: sommare i ricavi, conteggiare i costi e produrre i principali prospetti di bilancio. Ma, come strategist di dati e IA, quando guardo “sotto il cofano”, vedo in realtà una vera e propria tempesta perfetta di problemi sistemici che trasforma questo compito “semplice” in uno sforzo enorme. Ogni singola volta.

Vediamo alcune delle ragioni.

1. Spazzatura dentro, spazzatura fuori

La buona notizia per i nostri “Finance bros” è che il cuore del problema, ovviamente, non è la finanza: sono i dati che confluiscono nella finanza. Il team Finance è spesso l’ultima tappa per dati provenienti da decine di sistemi: CRM, ERP, piattaforme HR, software di logistica, e così via. Se quei dati sono disordinati, incoerenti o arrivano in ritardo, la finanza non può fare contabilità: deve fare pulizia dei dati. Passano giorni, non ore, a ripulire manualmente, validare e riconciliare numeri che avrebbero dovuto essere corretti alla fonte. È il classico problema del “spazzatura dentro, vangelo fuori”, in cui ci si aspetta che producano report impeccabili a partire da materie prime difettose.

2. Controllo vs Efficienza

I professionisti della finanza sono, per natura e per necessità, meticolosi e avversi al rischio. Sono i custodi dell’integrità finanziaria dell’azienda. Questo istinto di controllo è fondamentale, ma può anche tradursi in un radicato scetticismo verso automazioni estese. Un processo gestito da una macchina può sembrare una “scatola nera”. Molti leader Finance vogliono che i loro team possano “toccare con mano” i numeri. Il risultato? Una preferenza per il controllo manuale, familiare, di un foglio Excel rispetto a un sistema più efficiente e automatizzato di cui non si fidano ancora del tutto.

 
 

3. Il fattore umano, ovvero “È così che lo facciamo”

Oltre alle sfide tecniche e di processo, c’è la forza più potente in ogni organizzazione: l’inerzia. Le persone si abituano alle proprie routine. La corsa di fine mese, per quanto stressante, è un terreno conosciuto: il team sa come gestirla. Proporre un nuovo sistema o un processo riprogettato significa imparare nuove competenze e avventurarsi nell’incertezza. Spesso, questo cambiamento viene percepito come un rischio maggiore rispetto al “tirare avanti” durante l’ennesima settimana intensa. Non è pigrizia; è una naturale avversione al cambiamento.

 
 

Il percorso verso una chiusura “senza drammi”

Allora, come possiamo arrivare a un punto in cui programmare una riunione durante la chiusura sia davvero possibile? Serve un cambiamento fondamentale, che vada oltre il semplice acquisto di nuovo software.

Primo: trattare i dati come un prodotto. Questo significa stabilire una governance dei dati rigorosa e standard di qualità alla fonte. La finanza dovrebbe essere il consumatore di dati di alta qualità, non il “riparatore” dei problemi di dati di tutti gli altri. Ciò implica rendere le unità di business responsabili dei dati generati dalle loro attività.

Secondo: automatizzare in modo intelligente, non solo per il gusto di automatizzare. Prima di applicare qualsiasi tecnologia, usa strumenti come il process mining per capire come la chiusura viene davvero eseguita oggi. Identifica i veri colli di bottiglia e le ridondanze. Poi applica un’automazione “smart” — ad esempio l’IA per rilevare anomalie o il machine learning per prevedere gli accruals — per potenziare le capacità umane, non semplicemente imitare clic ripetitivi.

Infine: ridefinire la missione del team Finance. L’obiettivo della trasformazione digitale non è fare lo stesso lavoro più velocemente; è elevare il lavoro stesso. L’automazione va presentata come lo strumento che libera i professionisti della finanza dalle attività di routine, permettendo loro di diventare veri partner strategici del business. Questo sposta la conversazione dalla sicurezza del posto di lavoro alla crescita di carriera e all’impatto



Quali sono i limiti di una chiusura “senza drammi”?

Possiamo automatizzare completamente tutto? Probabilmente no. Ci sarà sempre bisogno del giudizio umano per gestire transazioni impreviste o complesse, interpretare i risultati e comunicare la storia dietro i numeri. Un revisore vorrà sempre parlare con una persona.

Ma l’obiettivo non è una funzione Finance “lights-out”, senza alcun intervento umano. L’obiettivo è una chiusura “senza drammi”: prevedibile, efficiente e in gran parte automatizzata. Una chiusura in cui l’energia del team si concentra su analisi e insight, non su riconciliazioni manuali.

La prossima volta che la tua richiesta di riunione con il team Finance viene rifiutata, non limitarti ad accettarlo. Chiedi perché. La risposta potrebbe essere il punto di partenza per la trasformazione più preziosa che la tua azienda abbia mai intrapreso.